Ein neuer Blogartikel soll online gehen. Der Text ist fertig, die Bilder liegen bereit und eigentlich müsste alles nur noch ins CMS übertragen werden.
Eigentlich.
Denn dann beginnt die Arbeit: Überschrift einfügen, Absätze formatieren, Zwischenüberschriften setzen, Bilder hochladen, ALT-Texte ergänzen, Meta-Beschreibung eintragen, Kategorie auswählen, Links prüfen und am Ende noch einmal kontrollieren, ob wirklich alles so aussieht, wie es soll.
Aus einem vermeintlich schnellen „Ich stelle das eben online“ kann so eine ziemlich umfangreiche Aufgabe werden.
Mein erster eigener Blogbeitrag hat mich drei Tage gekostet.
Trotz KI.
Auch heute ist ein Blogartikel für mich nichts, was ich mal eben in fünf Minuten erledige. Inzwischen habe ich allerdings einen festen Workflow entwickelt und ChatGPT an meine Arbeitsweise und mein CMS angepasst.
Der Unterschied zu meinen Anfängen ist enorm.
Nicht, weil die KI heute meine Arbeit übernimmt.
Sondern weil ich gelernt habe, mit ihr zu arbeiten, statt einfach nur ihre Ergebnisse zu übernehmen.
Und genau darin liegt für mich der entscheidende Unterschied.
KI und CMS – passt das überhaupt zusammen?
Ein Content-Management-System, kurz CMS, hilft dir dabei, Inhalte auf deiner Website zu verwalten. Dort pflegst du beispielsweise Blogartikel, Bilder, Produkttexte oder andere Seiteninhalte ein und veröffentlichst sie.
KI wiederum kann Inhalte analysieren, formulieren, zusammenfassen und strukturieren.
Kombiniert man beides sinnvoll, kann daraus ein effizienter Workflow entstehen.
Dafür muss die KI nicht einmal direkt mit deinem CMS verbunden sein.
Schon bei der Vorbereitung eines Beitrags kann sie zahlreiche Aufgaben übernehmen: Überschriften vorschlagen, Meta-Beschreibungen erstellen, ALT-Texte vorbereiten, längere Inhalte zusammenfassen oder Texte für unterschiedliche Plattformen aufbereiten.
Der entscheidende Punkt ist allerdings:
Die KI bereitet vor. Du entscheidest.
Das musste ich selbst erst lernen.
Wenn die KI plötzlich bestimmt, wie dein Content aussieht
Als ich angefangen habe, KI für meine Blogartikel zu nutzen, wusste ich zwar, welches Ergebnis ich ungefähr wollte – aber nicht unbedingt, wie ich dorthin komme.
Also habe ich die KI gefragt.
Wie sollte der Artikel aufgebaut sein? Welche Überschriften brauche ich? Welche Bilder passen dazu? Wie sollte mein Text klingen?
Und natürlich hatte die KI Antworten.
Also habe ich viele davon übernommen.
Das Problem daran bemerkte ich erst nach und nach.
Es fühlte sich fremdbestimmt an.
Dabei ging es nicht einmal hauptsächlich um falsche Fakten. Fakten, Zahlen, Namen und andere konkrete Informationen müssen ohnehin kontrolliert werden.
Es ging um etwas viel Grundsätzlicheres:
- Wie soll mein Blog eigentlich klingen?
- Persönlich oder professionell?
- Oder eine Mischung aus beidem?
- Möchte ich meine Leser duzen oder siezen?
- Wie lang sollen meine Absätze sein?
- Wie sollen meine Zwischenüberschriften klingen?
- Welche Bilder und Grafiken passen zu meinem Blog?
Auf all diese Fragen kann eine KI eine Antwort geben.
Aber diese Antwort muss nicht deine Antwort sein.
KI wird erst hilfreich, wenn sie deine Arbeitsweise kennt
Genau an diesem Punkt habe ich meine Vorgehensweise verändert.
Statt nur zu fragen, was die KI für richtig hält, habe ich angefangen zu erklären, was ich möchte.
Wie meine Texte klingen sollen.
Wie ich meine Leser ansprechen möchte.
Wie meine Artikel aufgebaut sein sollen.
Welche Ergebnisse mir gefallen – und welche nicht.
Was ich bei meinem nächsten Artikel anders haben möchte.
Und damit wurden auch die Ergebnisse besser.
Heute klingen meine Headlines so, wie ich sie haben möchte. Absätze und Zwischenüberschriften sitzen dort, wo sie für meinen Artikel sinnvoll sind. Meta-Beschreibungen und ALT-Texte entsprechen wesentlich stärker meinen Vorstellungen.
Die KI übernimmt weiterhin Arbeit.
Aber sie gibt nicht mehr die Richtung vor.
Die Richtung gebe ich vor.
Und interessanterweise ist dadurch das eigentliche Einfügen des fertigen Artikels in mein CMS inzwischen einer der einfachsten Teile des gesamten Prozesses geworden.
Was KI bei der CMS-Pflege sinnvoll vorbereiten kann
Gerade die vielen kleinen Aufgaben rund um einen Beitrag eignen sich gut für die Zusammenarbeit mit KI.
Meta-Beschreibungen
Der Artikel ist fertig – und dann fehlt noch die Meta-Beschreibung.
Gerade solche Zusatzaufgaben bleiben gerne bis zum Schluss liegen.
KI kann aus dem fertigen Artikel einen ersten Vorschlag erstellen. Ich muss also nicht jedes Mal wieder bei null anfangen.
Trotzdem sollte das Ergebnis kontrolliert werden:
- Passt die Beschreibung tatsächlich zum Artikel?
- Ist das wichtigste Keyword enthalten?
- Ist sie verständlich?
- Und macht sie neugierig auf den Inhalt?
Die KI liefert die Grundlage. Die endgültige Entscheidung bleibt bei mir.
Überschriften und Zwischenüberschriften
Gerade bei längeren Texten ist eine klare Struktur wichtig.
KI kann Abschnitte analysieren und passende Zwischenüberschriften vorschlagen. Besonders hilfreich kann das sein, wenn ein Ausgangstext ursprünglich gar nicht für einen Blog geschrieben wurde.
Aber auch hier sollte nicht automatisch jeder Vorschlag übernommen werden.
Eine Zwischenüberschrift soll nicht nur irgendwie zum folgenden Absatz passen. Sie muss zur Sprache und Struktur des gesamten Artikels gehören.
ALT-Texte für Bilder
ALT-Texte gehören ebenfalls zu den kleinen Aufgaben, die bei der Veröffentlichung schnell vergessen werden können.
KI kann anhand eines Bildes oder einer Beschreibung einen ersten ALT-Text vorbereiten.
Kontrolle bleibt trotzdem notwendig.
Beschreibt der Text tatsächlich, was auf dem Bild zu sehen ist?
Hat die KI etwas hineininterpretiert, das gar nicht vorhanden ist?
Und passt die Beschreibung zum Kontext, in dem das Bild verwendet wird?
Ein gut formulierter Text ist schließlich nicht automatisch ein korrekter Text.
Teaser, Kurzfassungen und Social-Media-Texte
Ein Artikel wird selten nur an einer einzigen Stelle gebraucht.
Vielleicht benötigst du zusätzlich einen Teaser für deine Blogübersicht, eine Kurzfassung, einen Vorschautext oder später Content für Social Media.
Hier kann KI enorm viel Vorarbeit übernehmen.
Statt denselben Inhalt immer wieder von Grund auf neu aufzubereiten, kann der fertige Masterartikel als Basis dienen.
Wichtig bleibt dabei, dass zentrale Aussagen nicht verändert oder aus ihrem Zusammenhang gerissen werden.
Kategorien und Schlagwörter: Bestehende Struktur vor KI-Vorschlag
Je größer eine Website und ihr Contentbestand werden, desto wichtiger wird eine saubere Zuordnung.
- Welche Kategorie passt?
- Welche Schlagwörter werden verwendet?
- Wo gehört ein neuer Artikel thematisch hin?
Auch dabei kann KI Vorschläge liefern.
Aber spätestens hier zeigt sich, warum ein vorhandenes System wichtiger ist als die spontane Empfehlung einer KI.
Wenn du bereits feste Kategorien verwendest und die KI bei jedem Artikel neue Varianten erfindet, entsteht schnell ein unübersichtliches Sammelsurium.
Aus „Digitale Organisation“ wird plötzlich „Digitales Arbeiten“, beim nächsten Artikel „Büroorganisation“ und später vielleicht „Produktives Backoffice“.
Jede Bezeichnung für sich kann sinnvoll klingen.
Zusammen ergeben sie trotzdem keine klare Struktur.
Deshalb gilt auch hier:
Dein System gibt den Rahmen vor. Die KI arbeitet innerhalb dieses Rahmens.
Das gilt übrigens nicht nur für Kategorien und Schlagwörter. Wenn auch deine digitale Ablage noch eine klare Struktur braucht, zeige ich dir in „So baust du eine perfekte Ordnerstruktur“, wie du dafür ein System entwickelst.
Wo KI bei der CMS-Arbeit problematisch werden kann
Je besser die Ergebnisse werden, desto größer kann die Versuchung werden, sie einfach zu übernehmen.
Genau dann wird Kontrolle besonders wichtig.
Inhalte können sich unbemerkt verändern
Du möchtest einen Absatz lediglich kürzen.
Die KI kürzt ihn – verändert dabei aber eine wichtige Aussage.
Oder aus einer vorsichtigen Formulierung wird plötzlich eine eindeutige Behauptung.
Bei Fachtexten, Pressemitteilungen, Unternehmensinformationen, Zitaten oder Zahlen kann eine solche kleine Veränderung einen großen Unterschied machen.
Deshalb sollten wichtige Aussagen immer mit dem Ausgangsmaterial abgeglichen werden.
Links müssen funktionieren
Ein Link kann auf den ersten Blick völlig korrekt aussehen und trotzdem ins Leere oder auf die falsche Seite führen.
Interne und externe Links gehören deshalb für mich zu den Punkten, die vor der Veröffentlichung kontrolliert werden müssen.
Anklicken. Prüfen. Fertig.
Namen, Zahlen und Daten brauchen besondere Aufmerksamkeit
Unternehmensnamen, Ansprechpartner, Jahreszahlen, Preise, Studienergebnisse und andere konkrete Angaben sollten niemals ungeprüft übernommen werden.
Eine KI kann Informationen verwechseln, verändern oder etwas ergänzen, das im Ausgangsmaterial überhaupt nicht vorhanden war.
Das Tückische daran:
Der Satz kann trotzdem vollkommen überzeugend klingen.
Und dann kommt noch die Formatierung
Selbst wenn der Inhalt stimmt, ist der Artikel noch nicht automatisch fertig.
Beim Übertragen ins CMS können Formatierungen verrutschen. Überschriften bekommen die falsche Ebene. Listen sehen anders aus als geplant. Absätze werden falsch dargestellt.
Und was auf dem Desktop hervorragend aussieht, kann auf dem Smartphone plötzlich viel zu gedrängt wirken.
Deshalb gehört für mich zur CMS-Pflege immer eine visuelle Endkontrolle.
- Wie sieht der fertige Artikel tatsächlich aus?
- Sind die Abstände stimmig?
- Funktionieren die Bilder?
- Sind die Überschriften richtig ausgezeichnet?
- Ist der Beitrag auch mobil angenehm zu lesen?
Die KI kann den Inhalt vorbereiten.
Die veröffentlichte Seite muss ich trotzdem selbst ansehen.
Mein Ansatz: KI als Assistenz, nicht als Autopilot
Aus meiner bisherigen Erfahrung hat sich deshalb ein ziemlich klares Prinzip entwickelt:
Ich möchte KI nicht meine Arbeit übergeben.
Ich möchte mit ihr arbeiten.
Ein sinnvoller Workflow kann beispielsweise so aussehen:
- Der fertige Artikel bildet die Ausgangsbasis.
- Die KI bereitet Meta-Beschreibung, Teaser und weitere benötigte Texte vor.
- Bilder und ALT-Texte werden vorbereitet.
- Kategorien und Schlagwörter werden anhand der bestehenden Struktur festgelegt.
- Der Inhalt wird ins CMS übertragen.
- Formatierung, Links und Medien werden kontrolliert.
- Namen, Zahlen und wichtige Aussagen werden mit dem Original abgeglichen.
- Desktop- und Mobilansicht werden geprüft.
- Erst danach wird veröffentlicht.
Damit wird aus vielen einzelnen Aufgaben ein wiederholbarer Prozess.
Und genau dieser Prozess spart mir heute Zeit.
Ein guter Workflow ist wichtiger als der perfekte Prompt
Wenn es um KI geht, wird sehr viel über Prompts gesprochen.
Natürlich ist es wichtig, der KI möglichst klar zu sagen, was man von ihr erwartet.
Für meinen Arbeitsalltag habe ich aber festgestellt, dass eine andere Frage mindestens genauso wichtig ist:
Was passiert nach dem Prompt?
Wenn ich jedes Mal neu überlegen müsste, welche Angaben kontrolliert werden müssen, wie meine Artikel aufgebaut werden oder welche Schritte vor der Veröffentlichung noch fehlen, würde mir die KI nur begrenzt Zeit sparen.
Deshalb arbeite ich lieber mit einem festen Ablauf.
Genau das gilt nicht nur für die Arbeit mit KI: Klare Abläufe können den Unterschied zwischen ständigem Beschäftigtsein und wirklich organisiertem Arbeiten machen. Mehr dazu findest du in „Beschäftigt sein versus organisiert arbeiten“.
Ich weiß, welche Aufgaben die KI vorbereiten darf.
Ich weiß, welche Ergebnisse ich kontrollieren muss.
Ich weiß, wie mein fertiger Artikel aussehen soll.
Und ich weiß, wann der Prozess abgeschlossen ist.
Dadurch wird die KI nicht zu einem zusätzlichen Tool, das ebenfalls organisiert werden muss.
Sie wird Teil meines bestehenden Systems.
Und wenn du diesen Prozess gar nicht selbst übernehmen möchtest?
Nicht jeder möchte sich einen eigenen Workflow für die Contentpflege aufbauen.
Vielleicht möchtest du deine Blogartikel selbst schreiben, hast aber keine Lust, dich anschließend noch um Meta-Beschreibungen, ALT-Texte, Formatierungen und die Einpflege ins CMS zu kümmern.
Oder deine Inhalte sind bereits fertig und müssen regelmäßig auf deiner Website veröffentlicht und sauber aufbereitet werden.
Genau hier kann ich dich mit TextDepot – Backoffice mit System unterstützen.
Ich übernehme die praktische Arbeit rund um deine Content- und CMS-Pflege und verbinde dabei KI-Unterstützung mit manueller Kontrolle.
Je nach Auftrag kann das zum Beispiel bedeuten:
- Inhalte für die Einpflege ins CMS vorbereiten,
- Blogartikel und andere Inhalte ins CMS einpflegen,
- Überschriften und Formatierungen sauber übertragen,
- Meta-Beschreibungen und ALT-Texte vorbereiten,
- Bilder und Grafiken einfügen,
- interne und externe Verlinkungen einbauen und prüfen,
- Kategorien und vorhandene Strukturen berücksichtigen,
- Inhalte nach vorgegebenen Prozessen bearbeiten,
- und die fertige Veröffentlichung noch einmal kontrollieren.
Dabei gilt für Kundenprojekte dasselbe Prinzip, nach dem ich auch bei meinen eigenen Inhalten arbeite:
KI darf unterstützen – aber sie ersetzt nicht die Kontrolle.
Ich möchte nicht einfach möglichst schnell Inhalte durch ein System schleusen. Mir ist wichtig, dass vorhandene Vorgaben, Strukturen und Arbeitsweisen berücksichtigt werden.
Denn vielleicht hast du bereits eine bestimmte Art, deine Beiträge aufzubauen. Vielleicht gibt es feste Kategorien, Formatierungen oder Abläufe. Oder du möchtest ganz bewusst festlegen, bei welchen Aufgaben KI eingesetzt werden darf und bei welchen nicht.
Dann muss nicht dein Unternehmen zu meinem Workflow passen.
Der Workflow muss zu deinem Unternehmen passen.
CMS-Pflege mit oder ohne KI-Unterstützung
Dabei ist KI für mich ein Werkzeug – keine Voraussetzung.
Wenn du KI für bestimmte vorbereitende Aufgaben nutzen möchtest, kann sie in den Prozess integriert werden.
Wenn du bestimmte Inhalte lieber ohne KI bearbeiten lassen möchtest, berücksichtige ich das genauso.
Entscheidend ist nicht, möglichst viel zu automatisieren.
Entscheidend ist, einen zuverlässigen Ablauf zu schaffen, bei dem du am Ende weißt: Der Inhalt ist vorbereitet, eingepflegt, kontrolliert und fertig.
Genau das verstehe ich unter Backoffice mit System.
KI kann Zeit sparen – Kontrolle spart Fehler
KI hat meine Arbeit mit Blogartikeln und CMS nicht auf fünf Minuten reduziert.
Und das ist auch gar nicht mein Ziel.
Sie nimmt mir heute aber viele kleine Arbeitsschritte ab und hilft mir dabei, meinen Prozess effizienter zu gestalten.
Was sie mir nicht abnimmt, ist die Verantwortung für das Ergebnis.
Dasselbe gilt für meine Arbeit bei TextDepot.
Wenn ich Content- oder CMS-Aufgaben übernehme, geht es nicht darum, möglichst viele Schritte an eine KI weiterzureichen. KI kann dort unterstützen, wo es sinnvoll und gewünscht ist. Entscheidend bleiben ein klarer Prozess und die Kontrolle des Ergebnisses.
Je wichtiger eine Information ist, desto wichtiger ist diese Kontrolle.
Eine Meta-Beschreibung lässt sich schnell ändern.
Ein falscher Firmenname, ein veränderter Preis oder eine falsche Aussage ist eine andere Sache.
Deshalb funktioniert KI für mich am besten, wenn Geschwindigkeit und Kontrolle zusammengehören.
Nicht:
KI macht alles.
Sondern:
KI unterstützt. Ich bestimme den Prozess.
KI kann Zeit sparen – Kontrolle spart Fehler
KI hat meine Arbeit mit Blogartikeln und CMS nicht auf fünf Minuten reduziert.
Und das ist auch gar nicht mein Ziel.
Sie nimmt mir heute aber viele kleine Arbeitsschritte ab und hilft mir dabei, meinen Prozess effizienter zu gestalten.
Was sie mir nicht abnimmt, ist die Verantwortung für das Ergebnis.
Je wichtiger eine Information ist, desto wichtiger ist die Kontrolle.
Eine Meta-Beschreibung lässt sich schnell ändern.
Ein falscher Firmenname, ein veränderter Preis oder eine falsche Aussage ist eine andere Sache.
Deshalb funktioniert KI für mich am besten, wenn Geschwindigkeit und Kontrolle zusammengehören.
Nicht:
KI macht alles.
Sondern:
KI unterstützt. Ich bestimme den Prozess.
Fazit: Arbeite mit der KI, statt sie nur zu benutzen
Mein erster Blogartikel hat mich trotz KI drei Tage gekostet.
Heute habe ich einen Workflow, der zu mir, meinem Blog und meinem CMS passt.
Dieser Workflow ist allerdings nicht entstanden, weil ich irgendwann den einen perfekten Prompt gefunden habe.
Er ist entstanden, weil ich ausprobiert, kontrolliert, korrigiert und immer wieder angepasst habe.
Und dieser Prozess ist wahrscheinlich nie endgültig abgeschlossen.
Was heute für mich richtig ist, kann sich morgen schon wieder falsch anfühlen.
Dann passe ich es an.
Genau darin liegt für mich eine der größten Stärken der Zusammenarbeit mit KI: Sie kann sich meinem Prozess anpassen – solange ich entscheide, wie dieser Prozess aussehen soll.
KI kann dir Arbeit abnehmen.
Sie kann dir Vorschläge liefern.
Sie kann Prozesse beschleunigen.
Aber sie sollte dir nicht abnehmen, herauszufinden, wie deine Arbeit, deine Inhalte und dein Unternehmen aussehen sollen.
Denn am Ende soll dein Blog nicht danach aussehen, was eine KI für richtig hält.
Er soll nach dir aussehen.
Du möchtest die CMS-Pflege lieber abgeben?
Du möchtest deine Inhalte veröffentlichen, aber nicht jedes Mal selbst Meta-Beschreibungen erstellen, Bilder einfügen, Formatierungen kontrollieren und Beiträge ins CMS übertragen?
Mit TextDepot – Backoffice mit System unterstütze ich dich bei der strukturierten Content- und CMS-Pflege – auf Wunsch mit sinnvoll eingesetzter KI-Unterstützung oder ohne KI.
Du lieferst die Inhalte und Vorgaben. Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgaben ich übernehme und wie dein Workflow aussehen soll.
Damit deine Inhalte nicht nur fertig geschrieben sind, sondern auch zuverlässig dort landen, wo sie hingehören: sauber eingepflegt, kontrolliert und bereit zur Veröffentlichung.
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